"Eine Konferenz ist eine Sitzung, bei der viele hineingehen und wenig herauskommt." (Werner Fink)

Das Leid mit den Besprechungen (auch im QM)

70% der Teilnehmer*innen an Besprechungen, egal ob online oder offline, unabhängig von der Branche, empfinden ihre Besprechungen als Zeitverschwendung und unnötig. Das muss nicht sein, wenn man ein paar - eigentlich relativ einfache Regeln beachtet. 

Hier sind meine TOP - 7 für sinnvolle, ertragreiche und lebendige Besprechungen. Falls Sie Lust haben, an Ihrer Besprechungskultur zu arbeiten, habe ich Ihnen leicht umsetzbare, gut anwendbare Werkzeuge mit dazugepackt. Die Methode 7P Framework gibt es als pdf-Vorlage zum Download.


Besprechungen dienen einem Zweck und haben ein Ziel!

Alles andere ist rücksichtslos!

Besprechungen haben grundsätzlich einen festgelegten Zweck, ein Ziel und einen explizit formulierten Nutzen. Beteiligte an der Besprechung werden unter Berücksichtigung von Zweck und Nutzen ausgewählt. Auch Dauer, Zyklus und Setting orientieren sich am Nutzen und am Zweck.

Gehen Sie achtsam mit den Ressourcen der an den Besprechungen beteiligten Personen um. Für jede Sitzung wird entschieden, ob sie notwendig ist oder ob die Themen in einem kurzen Gespräch unter vier Augen genauso gut geregelt werden könnten.

Wie kann man das umsetzen?

Meine Lieblingsmethode dazu ist das 7P Framework. Damit kann man die gesamte Besprechungsstruktur hervorragend organisieren. Leicht anwendbar und schnell umzusetzen. 

Am Ende des Blogs gibt es eine Vorlage dazu zum Download. 


Nur vorbereitete Besprechungen sind gute Besprechungen!

Keine Sitzung ohne Agenda. So spart man Zeit und Nerven. 

Alle Beteiligten sind vorbereitet - das ist auch Ausdruck von Wertschätzung für die Zeit der anderen. Das heißt aber auch: Was vor der Besprechung kommuniziert werden kann, wird vor der Besprechung kommuniziert - und gelesen. 

Wie kann man das umsetzen?

  • Die Agenda wird vorher abgestimmt.
  • Die Agenda wird den Teilnehmer*innen rechtzeitig (!) vorher zur Verfügung gestellt.
  • Auf die Agenda und in die Besprechung kommen nur Themen, die alle angehen. Alles andere wird über andere Wege geregelt.
  • Die Agenda enthält auch ungefähre Zeitfenster für die einzelnen Themen. 

Besprechungen sind transparent!

Für alle Beteiligten sollte immer deutlich sein, was in der Besprechung passiert und was in diesem Zusammenhang von ihnen erwartet wird. Wird informiert? Wie diskutiert? Werden Lösungen erarbeitet?

Wie kann man das umsetzen?

Mögliche Klassifizierungen für die Besprechungen:

  • informieren
  • Lösungen erarbeiten
  • planen
  • entscheiden
  • Feedback
  • Austausch
  • etc.

Besprechungen sind verlässlich!

Alle Besprechungen beginnen pünktlich und enden zur vereinbarten Zeit (gerne auch früher!). Egal, was passiert!

Wie kann man das umsetzen?

Versuchen Sie es mal mit dem GEMO-Prinzip!

GEMO steht für: Good enough - move on. Oder auf Deutsch - ausreichend Informationen ausgetauscht? Dann weitermachen.

GEMO dürfen alle Beteiligten einbringen.

Verhindert zuverlässig, dass Themen überdiskutiert werden. 



Alle Besprechungen sind moderiert!

Und zwar stringent und strukturiert. Es muss nicht immer die gleiche Person moderieren. Wichtig ist, dass Moderator*innen einen Handwerkskoffer für die Moderation zur Verfügung haben und wissen, was ihre Aufgabe in der Besprechung ist.

Wie kann man das umsetzen?

Mindest-Aufgaben für Moderator*innen

  • sicherstellen, dass sich alle an die Tagesordnung halten
  • Ergebnisse festhalten und visualisieren
  • Zeitfenster einhalten
  • erkennen, wann es "gut genug" ist

Kümmern Sie sich um die Qualität Ihrer Besprechungen!

Holen Sie sich nach jeder Besprechung eine Rückmeldung dazu, wie die Teilnehmer*innen Ablauf und Ergebnis einschätzen. Nutzen Sie die Ergebnisse, um besser zu werden.


Wie kann man das umsetzen?

Schöne Feedbackmethoden für Besprechungen sind:

- ROTI - Return on Time invested

- Keep-Drop-Try

Eine Vorlage für das Keep-Drop-Try gibt es ebenfalls als Download weiter unten. 


Lust auf noch mehr Methoden und Werkzeuge?

Sollten Sie die QM-Toolbox noch nicht abonniert haben – wäre das jetzt eine gute Gelegenheit, um immer auf dem Laufenden zu bleiben.


Download 7P-Framework

Download Keep-Drop-Try

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Leitbilder leben lassen

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Ohne Vertragsbindung für die Themen zwischendurch, für die sich ein ganzer Beratungstag nicht lohnt. Die Sprechstunde findet bequem digital statt.

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Informieren Sie sich über unsere offenen Trainings zu allen qm-relevanten Themen. Die Trainings finden sowohl online als auch in Präsenz statt.

 Ursula Wienken,

QM-Coach | Beratung-Training-Coaching | QM in nachhaltig und nützlich für Bildung, Soziales, Medien und Kreativbranche

  

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Sie profitieren von meiner langjährigen Erfahrung im QM als Beraterin und Auditorin und meinen Zusatzausbildungen als Coach, Krisencoach und Mediatorin.

Mit folgenden Normen und Modellen bin ich vertraut:

✅ISO 9001 ✅ ISO 29999 ✅AZAV ✅LQW ✅Gütesiegel Weiterbildung.


Sie haben Fragen? Gerne können wir uns zum Telefonieren verabreden:
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Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen!