Interne Audits und Managementbewertung - zwei der wichtigsten Instrumente, um zu bewerten, ob das QM-System gut funktioniert.

Hier die wichtigsten Informationen dazu, was im Rahmen einer Zertifizierung nach ISO 9001 zwingend erforderlich ist, wie die Anforderungen der Norm zu verstehen sind und wie man das ganze sinnvoll und nutzbringend umsetzen kann. 

Im Detail ... erst die Audits!

Das will die ISO ... 

Interne Audits müssen in geplanten Abständen stattfinden.

Auditgegenstand ist das QM-System.

Auditkriterien sind die (eigenen) Anforderungen an das QM-System UND die Anforderungen aus der ISO 9001.

Ein oder mehrere Auditprogramme müssen geplant, verwirklicht und aufrecht erhalten werden. 

und das bedeutet?

Audits müssen geplant werden. Die Planung erfolgt über ein sogenanntes Auditprogramm. Das Auditprogramm ist die sinnvolle Zusammenstellung aller geplanten Einzelaudits. Betrachtungsgegenstand im Audit ist das QM-System - also die Abläufe und Vorgehensweisen. Zu einem Audit gehören Auditkriterien (also eine Bewertungsgrundlage). Laut ISO ergeben sich Kriterien aus eigenen Vorgaben, externen Vorgaben und den Vorgaben aus der ISO 9001. 

Das will die ISO ... 

Das muss geplant werden:

  • Häufigkeit von Audits
  • Methoden für Audits
  • Verantwortlichkeiten für und rund um die Audits
  • Anforderungen an die Planung von Audits
  • Anforderungen an die Berichterstattung

Das muss beim Auditprogramm berücksichtigt werden:

  • Bedeutung der Prozesse im QMS
  • Änderungen, die Einfluss auf die Organisation und Ihr QMS haben (können)
  • Ergebnisse vorhergehender Audits

und das bedeutet?

Die Auditprogrammplanung muss mit Sinn und Verstand erfolgen. Sie müssen sich Gedanken darüber machen, wie oft Sie wo und wozu warum auditieren. Also welche Standorte, welche Prozesse, welche Bereiche etc. wollen Sie sich anschauen. 

Außerdem müssen Sie entscheiden, mit welchen Methoden Sie auditieren wollen und wer im Zusammenhang mit den Audits wofür verantwortlich ist. Sie überlegen, was beim Planen der Audits wichtig ist, damit alles gut funktioniert und wer über was im Anschluss an die Audits informiert wird. Gar nicht so schwer, oder?

Wenn Sie überlegen, was und wo Sie auditieren wollen, schauen Sie sich an, welche Prozesse besonders wichtig sind, wo vielleicht viele Fehler aufgetreten sind, wo sich etwas verändert hat und was Sie bei den letzten Audits festgestellt haben. 

Das will die ISO ... 

Für Einzelaudits müssen Kriterien und Umfang festgelegt sein.

Bei der Auswahl der Auditor*innen und der Durchführung der Audits müssen Objektivität und Unparteilichkeit gewährleistet sein. 

und das bedeutet?

Sie auditieren nicht einfach drauf los, sondern überlegen:

Welchen Standort auditiere ich sinnvoll, welche Funktionsstellen sollen beteiligt oder befragt werden, welche Tätigkeiten will ich mir insbesondere anschauen und wie lange brauche ich vermutlich für die einzelnen Teile. Damit haben Sie den Umfang festgelegt.

In Bezug auf die Auditkriterien überlegen Sie, welche Vorgaben für den auditieren Bereich relevant sind. Also - gibt es bindende Prozessabläufe, gesetzliche Vorgaben, die berücksichtigt werden müssen, Leistungskriterien, die erfüllt werden müssen oder Ziele, die erreicht werden sollen. Wenn Sie jetzt noch Dokumente finden, in denen diese Kriterien hinterlegt sind, kann es losgehen.

WENN ... Sie jetzt noch jemanden finden, der als Auditor oder Auditorin nicht befangen ist. Grundlage: Man darf (und kann) seinen eigenen Bereich nicht auditieren. 

Das will die ISO ... 

Es muss sichergestellt werden, dass ... 

  • die Ergebnisse an die zuständige Leitung kommuniziert werden,
  • Korrekturen und Korrekturmaßnahmen ohne ungerechtfertigte Verzögerung umgesetzt werden,
  • dokumentierte Informationen zu den Ergebnissen der Audits aufbewahrt werden.

und das bedeutet?

Im Auditprogramm haben Sie sich ja schon Gedanken dazu gemacht, wie Sie die Ergebnisse des Audits kommunizieren. Das wird hier noch einmal konkretisiert. Die Ergebnisse (also die Feststellungen und die Auditzusammenfassung) müssen an den- oder diejenige kommuniziert werden, die für den Bereich, den Sie auditiert haben zuständig ist. Also die Bereichsleitungen, Projektleitungen, Maßnahmenleitungen etc. Wichtig - es reicht nicht aus, die Ergebnisse an die oberste Leitung oder die im Audit befragten Mitarbeiter*innen zu kommunizieren. Wenn die Leitung beim Abschlussgespräch nicht dabei ist, muss eine andere Kommunikationsform gefunden werden.

Dass Korrekturen und Korrekturmaßnahmen nicht fahrlässig verschleppt werden dürfen, sollte sich von selbst verstehen.

Wichtig: Die ISO fordert als einzige Aufzeichnung zum Audit die Ergebnisse - also den Auditbericht. Weitere Aufzeichnungen sind durch die ISO nicht angefordert - können aber natürlich sinnvoll sein, zum Beispiel ein Auditplan oder eine Auditcheckliste.

Das will die ISO ... 

Interne Audits müssen in geplanten Abständen stattfinden.

Auditgegenstand ist das QM-System.

Auditkriterien sind die (eigenen) Anforderungen an das QM-System UND die Anforderungen aus der ISO 9001.

Ein oder mehrere Auditprogramme müssen geplant, verwirklicht und aufrecht erhalten werden. 

und das bedeutet?

Audits müssen geplant werden. Die Planung erfolgt über ein sogenanntes Auditprogramm. Das Auditprogramm ist die sinnvolle Zusammenstellung aller geplanten Einzelaudits. Betrachtungsgegenstand im Audit ist das QM-System - also die Abläufe und Vorgehensweisen. Zu einem Audit gehören Auditkriterien (also eine Bewertungsgrundlage). Laut ISO ergeben sich Kriterien aus eigenen Vorgaben, externen Vorgaben und den Vorgaben aus der ISO 9001. 

Im Detail ... und jetzt die Managementbewertung!

Das will die ISO ... 

Bewertungsgegenstand ist das QM-System (hier fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit).

Managementbewertungen müssen in geplanten Abständen stattfinden und geplant werden.

Bei der Planung und Durchführung von Managementbewertungen müssen bestimmte Aspekte "erwogen" werden. 

und das bedeutet?

Auch die Managementbewertung betrachtet das QM-System. Dieses mal aber aus strategischer Perspektive. Auch Managementbewertungen müssen geplant werden. Was in diesem Zusammenhang "erwogen" (also durchdacht, berücksichtigt und geprüft) listet die ISO konkret auf (siehe nächster Punkt).

Das will die ISO ... 

Das muss im Zusammenhang mit der Planung und Durchführung erwogen werden:

  • Status von vorhergehenden Maßnahmen aus vorhergehenden Managementbewertungen
  • Veränderungen bei internen und externen Themen, die das QM betreffen
  • Angemessenheit von Ressourcen
  • Wirksamkeit von Maßnahmen im Umgang mit Risiken und Chancen
  • Möglichkeiten zur Verbesserung
  • Informationen über die Leistung des QM-Systems

und das bedeutet?

Im Rahmen der Managementbewertung reflektiert und analysiert die oberste Leitung das gesamte Qualitätsmanagementsystems. Zielsetzung ist es, herauszufinden, ob alles gut läuft, ob auf Veränderungen oder neue Risiken oder Chancen reagiert werden muss etc. In diesem Zusammenhang sind die ISO-Punkte zu verstehen. Zu den Informationen über die Leistung des QM-Systems gibt es weitere Erläuterungen.

Das will die ISO ... 

Zu den Informationen  über die Leistung und die Wirksamkeit des QM-Systems gehören mindestens:

  • Kundenzufriedenheit
  • Rückmeldung von interessierten Parteien
  • Umfang, in dem Qualitätsziele erfüllt wurden
  • Prozessleistung
  • Konformität von Produkten und Dienstleistungen
  • Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen
  • Ergebnisse von Überwachungen und Messungen
  • Auditergebnisse
  • Leistung von externen Anbietern

und das bedeutet?

Im Rahmen der Managementbewertungen werden Zahlen, Daten und Fakten betrachtet. Was in den Blick genommen werden soll, listet die ISO auf. Welche Informationen gewinne ich aus der Auswertung von Kundenbefragungen und den Rückmeldungen von Auftraggeber*innen, Kooperationspartner*innen oder Lieferant*innen? Was sagt mir der Stand der Erreichung der Ziele? Was weiß ich über die Sinnhaftigkeit und Qualität der Prozesse und Abläufe? Welche Informationen habe ich zu Fehlern, Beschwerden, Reklamationen? Was sagen mir die Auswertung der Kennzahlen, der Auditergebnisse und der Lieferantenbewertung? Im Grunde ganz logisch, oder?


Das will die ISO ... 

Ergebnisse der Managementbewertung sind ...

  • Möglichkeiten der Verbesserung
  • Änderungsbedarf am QM-System
  • Ressourcenbedarf

und das bedeutet?

Wichtig ist, dass die Managementbewertung ein Ergebnis hat. Es darf nicht nur bei der Bewertung bleiben, es müssen Schlussfolgerungen gezogen werden. In diesem Fall muss mindestens entschieden werden, welche Verbesserungen sinnvoll und notwendig sind, was am QM-System geändert werden muss und ob und wenn ja, zusätzliche oder mehr Ressourcen benötigt werden. 

Das wird in der Praxis häufig vergessen.

UND - funfact: Lediglich die Ergebnisse der Managementbewertung müssen laut ISO als dokumentierte Information vorliegen. 


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Zusammenfassend:

Hier noch mal eine kleine Übersicht über die wichtigsten Unterschiede der beiden Instrumente. 

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