Gegen die Langeweile im internen Audit hilft nur eins - Methodenwechsel!

Interne Audits mal anders - auf jeden Fall!

Im Oktoberblog habe ich angekündigt, dass ich in diesem Monat ein paar Tipps und Hinweise dazu gebe, wie Sie interne Audits effizienter UND kreativer umsetzen können und zusätzlich auch noch bessere Ergebnisse erhalten. Und weil man Versprechen ja halten soll, stelle ich Ihnen heute drei sehr einfache Methoden für etwas andere Prozessaudits vor, inklusive Arbeitsblätter, die Sie sofort nutzen können. 


Wichtig in diesem Zusammenhang - Audits sind ein fixes Format im Qualitätsmanagement und haben eine zentrale Bedeutung auch im Rahmen der Zertifizierungen nach ISO-Normen und auch der Zulassung nach AZAV.

Das bedeutet - ein paar Grundanforderungen an die formale Gestaltung der internen Audits müssen immer erfüllt sein. Egal wie agil, kreativ oder lebendig das Audit dann in der Praxis umgesetzt wird.


Was gehört zu diesen Grundanforderungen für normkonforme interne Audits?(auch, wenn sie mal anders organisiert werden)

  • Für das Audit muss ein Ziel formuliert sein: Was soll mit dem Audit analysiert, geprüft, nachvollzogen werden?
  • Für das Audit müssen Auditkriterien festgelegt sein: Auf Basis welcher Vorgaben, Vereinbarungen, Regelungen etc. werden Auditfeststellungen getroffen?
  • Das Audit muss konkrete Ergebnisse bringen. Die Ergebnisse müssen dokumentiert sein. 
  • Die Auditmethode(n) muss benannt sein. 

Und wie kommt jetzt das "anders" ins Spiel? Über die Auditmethoden!

Wer die Rahmenbedingen beachtet und eine gute Auditzielsetzung formuliert hat, kann sich insbesondere bei den Prozessaudits methodisch so richtig austoben. 


Zur Erinnerung - die meisten Organisationen unterscheiden grob 3 Auditformate, nämlich:


Systemaudit


Das gesamte QM-System wird systematisch überprüft.


Produktaudit


Das komplette Produkt inkl. Entstehung wird überprüft.


Prozessaudit


Einzelne Prozesse werden überprüft.




Prozessaudits bieten definitiv das meiste Potenzial für kreative, andere Ansätze für interne Audits!

Und deshalb stelle ich Ihnen jetzt drei meiner Lieblingsmethoden für interne Prozessaudits vor, mit denen Sie als Auditor oder Auditorin mit wenig Aufwand sehr gute Ergebnisse erzielen können. Alle Methoden funktionieren übrigens auch mit einem Team - in einer Art Auditworkshop. 

Methode 1 - Stärken-Schwächen-Analyse

Mit der Stärken-Schwächen-Analyse im internen Audit Prozesspotenzial entdecken.

Interne Audits mal anders - Methode 1 - Stärken-Schwächen-Analyse

Zielsetzung für das Audit:

"Im Audit sollen Stärken und Schwächen des Prozesse sowie sich daraus ergebende Handlungsnotwendigkeiten identifiziert werden."

Ablauf für das Audit:

Das Team oder die auditierte Person beantworte zwei Fragen:

  1. Was läuft gut im Prozess?
  2. Was läuft nicht gut im Prozess?

Danach werden die Ergebnisse mit drei weiteren Fragen bearbeitet:

  1. Was können wir tun, um die Stärken des Prozesses weiter auszubauen?
  2. Wie risikoträchtig ist das, was nicht gut läuft?
  3. Was können oder müssen wir tun, um den Prozess zu verbessern?

Visualisierung:

Geht auf einem Whiteboard (digital oder analog) und beispielsweise mit Excel.

Und so sieht es aus! 

Audit-Methode Stärken- und Schwächen-Analyse

Die Stärken-Schwächen-Analyse ist eine sehr einfache Methode für interne Prozessaudits.


Risiken- und Chancen im Prozess

Auditmethode 2 - Risiken und Chancen im Prozess identifizieren

Interne Audits mal anders - Methode 2 - Risiken- und Chancen-Audit (Audit-SWOT)

Zielsetzung für das Audit:

"Im Audit sollen Entwicklungspotenziale und Entwicklungsnotwendigkeiten für den Prozess identifiziert werden."

Ablauf für das Audit:

In einer Vierfeldermatrix betrachtet das Team oder die auditierte Person Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken für den Prozess.

Folgende Fragen haben sich dabei bewährt.

Stärken:

  • Wodurch zeichnet sich der Prozess besonders aus?
  • Welche Stärken kennzeichnen ihn?
  • Inwiefern ist es ein gut funktionierender Prozess?

Schwächen:

  • Was sind die aktuellen Schwächen des Prozesses?
  • Inwiefern funktioniert er nicht wie gewünscht?
  • Was sind konkrete Defizite beispielsweise in Bezug auf Kosten, Zeit, Qualität etc.

Chancen:

  • Worauf lässt sich in Bezug auf den Prozess in Zukunft bauen?
  • Was würde den Prozess noch besser machen?
  • Welche Potenziale sind noch ungenutzt oder könnten sich in Zukunft ergeben?

Risiken:

  • Welche Risiken sind bekannt?
  • Welche Risiken sind für die Zukunft absehbar?
  • Welche Potenziale sind noch ungenutzt oder könnten sich für die Zukunft ergeben?

Im Anschluss werden auch hier wieder Handlungsoptionen oder to dos identifiziert.


Visualisierung:

Geht auf einem Whiteboard (digital oder analog) und beispielsweise mit Excel.

Und so sieht es aus! 

Auditmethode: Risiken- und Chancen-Analyse

Risiken- und Chancenanylse im internen Audit!


Methode 3 - Fehler- bzw. Fehlerquellen-Audit

Methode 3 für internen Audits - Fehler- bzw. Fehlerquellen-Audit

Interne Audits mal anders - Methode 3 - Fehler- bzw. Fehlerquellen-Audit

Zielsetzung für das Audit:

"Im Audit sollen Fehlerquellen oder mögliche Fehlerquellen im Prozess identifiziert werden."

Ablauf für das Audit:

  1. Sollte der Prozess noch nicht in seinen relevanten Einzelschritten erfasst sein, müssen zuerst alle qualitätskritischen Prozessschritte identifizert werden.
  2. Im nächsten Schritt werden für jeden Schritt bekannte und mögliche Fehler, bzw. Probleme identifiziert.
  3. Anschließend werden bekannte oder mögliche Fehler bzw. Probleme an den Schnittstellen zwischen den Prozessen identifiziert.
  4. Die identifizierten Probleme werden jeweils in Bezug auf das Risikopotenzial bewertet. 

Visualisierung:

Geht auf einem Whiteboard (digital oder analog) und beispielsweise mit Excel.

Und so sieht es aus! 

Im Audit Fehler oder Fehlerquellen feststellen!

Methode Fehleranalyse im internen Audit


Und jetzt kann es losgehen!

Egal, welche Methoden Sie im Audit ausprobieren - stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie einen Bericht mit den Auditergebnissen zusammenstellen, damit das Audit auf jeden Fall iso- oder AZAV-konform bleibt.

Gefallen Ihnen die Methoden?

Dann laden Sie sich hier gerne die Vorlagen für die drei Prozessauditmethoden herunter!



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