Organisationen, die für die Durchführung von AZAV-Maßnahmen zugelassen sind, hatten in den letzten Wochen die Möglichkeit, ihre Bildungsmaßnahmen überraschend formlos auf sogenannte “alternative” Lernformen umzustellen. Die Umstellung konnte bei den Zertifizierungsstellen ohne nähere Erläuterungen gemeldet werden und wurde in allen Fällen sehr schnell bewilligt.

Gleichzeitig wurde mit der Bewilligung aber auch angekündigt, dass zu einem noch nicht näher konkretisierten Zeitpunkt die Umsetzung der alternativen Lernformen und das dahinterliegende Konzept geprüft werden. Zuständig dafür sind die Zertifizierungsstellen in Person ihrer externen Auditor*innen. Auf diese Prüfung sollten sich alle Träger gut vorbereiten. Wir haben hier die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst und bieten Ihnen am Ende eine kleine Checkliste für ihr internes Audit zum Thema an.

Sie brauchen ein Konzept!

Es gibt zwar keine veröffentlichte Kriterienliste, was ein solches Konzept enthalten sollte, in einer pdf der Bundesagentur und im Rundschreiben der Agentur an die AZAV-Träger finden sich aber einige Hinweise. Unseren Beratungskunden haben wir in den letzten Wochen vor diesem Hintergrund empfohlen, im Konzept mindestens folgende Informationen zu hinterlegen:

  • Welche Teile des Unterrichts konnten / können weitergeführt werden? Welche mussten / müssen komprimiert oder nachgeholt werden?
  • Welche digitalen Lernformate sind / werden genutzt? (beispielsweise e-Learning, Videotelefonie, virtuelles Klassenzimmer etc.) Es sollte idealerweise unterschieden werden zwischen Formaten für Information, Lernen, Betreuung / Beratung und Lernerfolgskontrollen.
  • Wie wurde / wird sichergestellt, dass diese Lernformate für die Teilnehmenden anschlussfähig waren? Wie wurden Informationen dazu eingeholt? (Abfrage bei den Teilnehmenden zu deren technischen Möglichkeiten zuhause)
  • Welche technischen Hilfsmittel werden / wurden genutzt? (Plattformen, Lernmaterial etc.)
  • Wie wurde / wird sichergestellt, dass im Rahmen des Möglichen die Einhaltung von Datenschutzvorgaben umgesetzt wurde?
  • Mit welchen Methoden wurden / werden Anwesenheiten / Teilnahmen und Unterrichts- und Betreuungs- oder Beratungsverlauf dokumentiert?
  • Wie ist / wurde weiterhin sichergestellt, dass das der Lehrplan (wie beantragt) vermittelt wird und das Maßnahmeziel erreicht werden kann?
  • Wie haben / werden sich die Kosten während der Umsetzung der alternativen Lernformate verändern? Wie muss / wurde die Kalkulation angepasst /werden?

Für das Nachreichen des Konzeptes haben die Zertifizierungsstellen ihren Kunden acht Wochen Zeit eingeräumt. Der Zeitraum richtet sich jeweils nach Ihrem Änderungsbescheid.

 

Spätestens beim externen Audit müssen Sie Nachweise erbringen, dass Sie auch in der Zeit der alternativen Lernformen alle AZAV-Anforderungen umgesetzt haben.

Mit der Bewilligung der alternativen Lernformen wurde den AZAV-Trägern angekündigt, dass nach ca. acht Wochen ein vollständiges Konzept einzureichen ist. Darüber hinaus wird die Umsetzung in den anstehenden externen Überwachungsaudits schwerpunktmäßig überprüft. Darauf sollten Träger sich akribisch vorbereiten, um nicht Gefahr zu laufen, Gelder zurückerstatten zu müssen oder gar die Zulassung zu verlieren.

Konkret geht es darum nachzuweisen:

… DASS weiterhin Unterricht und Betreuung im bewilligten Umfang stattgefunden hat.

… WIE dieser Unterricht stattgefunden hat.

… DASS und WIE Anwesenheiten und Nichtanwesenheiten der Teilnehmenden erfasst wurden.

… DASS und WIE Anforderungen des Datenschutzes eingehalten wurden.

… DASS und WIE Lernerfolgskontrollen stattgefunden haben.

Wichtig ist, dass die Nachweise immer einem bestimmten Kurs zugeordnet werden können- Es muss außerdem nachweislich erkennbar sein, dass die Angaben im Antrag zur Äquivalenzbescheinigung erfüllt wurden.

Welche Nachweise könnten beispielsweise vorgelegt werden?

  • Anschreiben und Antwortschreiben der Teilnehmenden (auch digital per mail, Chat etc.)
  • Nachweise zur Beratung der Teilnehmenden zum Wechsel der Methodik und vor allen Dingen zur Umsetzung ihrer Rechte aus der DSGVO
  • Aufzeichnungen in Klassenbüchern oder Lerntagebüchern (die ja auch beim digitalen Lernen geführt werden können)
  • Bestätigungen der Teilnehmenden, dass und wie viele Stunden sie mit dem Lernen zuhause verbracht haben
  • Auflistungen der telefonisch oder sonstig geführten Beratungsgespräche mit Teilnehmenden
  • Emails mit Informationen an die Teilnehmenden
  • Screenshots von Videokonferenzen oder Chatverläufen oder Lernerfolgskontrollen
  • Soll-Ist-Vergleiche zu geplanten Unterrichtsstunden und tatsächlich digital erteilten Unterrichtsstunden
  • Rechnungsbelege für die Kostenkalkulation
  • Auflistung des Umstellungs- und Betreuungsaufwandes evtl. für die Kostenkalkulation

Den Datenschutz nicht vergessen!

Die Bundesagentur für Arbeit weist auf ihrer Homepage darauf hin, dass auch bei alternativen Lernformen (beispielsweise per Telefon oder Videokonferenz) die Regelungen zum Datenschutz einzuhalten sind. In der Information der BA an die Träger heißt es dazu: “Das Online-Angebot muss im Rahmen der aktuellen Möglichkeiten datenschutzkonform sein.”

Weitere Informationen finden sich auf der Seite der Bundesagentur für Arbeit. (https://www.arbeitsagentur.de/institutionen/weiterfuehrung-von-massnahmen)

Das wird in den nächsten Monaten bei den jährlichen Audits durch die Zertifizierungsstellen schwerpunktmäßig mit überprüft. Was das für die Träger bedeutet … 

  1. Daten sind zu löschen, wenn sie für die Aufgabenerledigung nicht erforderlich sind. Dies bedeutet für die Speicherung von Lernverläufen und/oder Videoaufnahmen (zum Beispiel Skype), dass sie unmittelbar nach Beendigung der Kommunikation zu löschen sind (ausgenommen sind Daten, die Sie zur Nachweisführung durch die fachkundigen Stellen benötigen).
  2. Alle weiteren verarbeiteten Daten dürfen solange gespeichert werden, wie sie für eine ordnungsgemäße Rechnungslegungen gegenüber der BA erforderlich sind (zum Beispiel Teilnahmenachweis). Abschließend bleiben die gegebenenfalls vertraglich vereinbarten Löschfristen erhalten.
  3. Eine Kommunikation mit den Teilnehmenden per E-Mail ist grundsätzlich möglich. Jedoch sind unverschlüsselte E-Mails auf dem Weg vom Absendenden bis zum Empfangenden von jedermann lesbar. Es kann also nicht sichergestellt werden, dass die übertragenen Daten tatsächlich nur von den dafür vorgesehenen Teilnehmenden an der Kommunikation eingesehen werden können.
  4. Die Nutzung von WhatsApp zur Kommunikation mit den Teilnehmenden ist nicht erlaubt.
  5. Die Teilnehmenden sind angesichts der neuen Unterrichtssituation erneut über ihre Rechte im Kontext der DSGVO aufzuklären.
  6. Die Bundesagentur ist unverzüglich zu informieren, wenn teilnehmerbezogene Daten abhanden gekommen oder von Unbefugten eingesehen werden können.

Bereiten Sie sich gut vor – mit einem internen Audit!

 

Wer in den nächsten Wochen also Besuch vom externen Auditor /Auditorin bekommt, sollte sich darauf einstellen, dass spätestens zum Audit diese alternativen Lernformen, die Einhaltung des Datenschutzes und mögliche Änderungen der Kalkulation überprüft werden. Können Träger innerhalb der 8 Wochen-Frist zur Einreichung der Konzepte und Nachweise zu den Änderungen nicht einreichen, erweisen sich die Unterlagen als nicht schlüssig oder werden beim externen Audit Unstimmigkeiten entdeckt, haben die Zertifizierungsstellen die Möglichkeit, die Voraberklärungen rückgängig zu machen. Das hätte für die Träger dramatische Folgen, weil sie dann unter Umständen Gelder zurückerstatten müssten. Beispielsweise dann, wenn Dozent*innen nicht im beantragten Stundenumfang eingesetzt wurden.

Als zertifizierter AZAV-Träger sind Sie also gut beraten, VOR dem externen Audit ein eigenes internes Audit durchzuführen, in dem beispielsweise folgendes geprüft wird: 

  • Sind die in der Maßnahmezulassung vorgegebenen Stundenumfänge und Inhalte eingehalten worden und wie können wir das dokumentieren?
  • Entspricht das Vorgehen und der Einsatz der digitalen oder alternativen Techniken den Angaben, die Sie im Äquivalenzantrag / Konzept gemacht haben?
  • Ist eindeutig erkennbar und nachweislich nachvollziehbar, welche Teile wie umgesetzt wurden (Selbstlernen, Online-Lernen, Lernzielkontrollen etc.),
  • Gibt es Nachweise zur Anwesenheit oder Nicht-Anwesenheit der Teilnehmenden?
  • Gibt es Nachweise, dass die vorgesehenen Lernerfolgskontrollen umgesetzt wurden?
  • Gibt es Nachweise dazu, dass Sie Ihre Teilnehmenden beraten und unterstützt haben?
  • Haben Sie alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten (Information der TN, Einwilligung etc.)?
  • Gibt es Nachweise dazu, in welchem Umfang Ihre Dozent*innen eingesetzt und ggf. extern angemietete Klassenräume genutzt wurden? (Anpassung der Kalkulation)?
  • etc.

Es ist davon auszugehen, dass die fachkundigen Stellen dieses Thema vorrangig auditieren lassen.

Hier finden Sie eine Checkliste für Ihr internes Audit zum Download. Viel Erfolg damit. 

Checkliste internes Audit – Alternative Lernformen