Mehr Glamour für die Auditprogrammplanung

Sie planen Ihre Audits? Prima, so soll das sein. Und planen Sie auch Ihr Auditprogramm? Nein? Nur ganz grob?

Schade, denn dann verschenken Sie unglaublich viel Potenzial. Aber fangen wir vorne an. 


Was ist ein Auditprogramm und welche Anforderungen gibt es dafür?

Im Kontext von internen Audits muss laut ISO 9001 zweierlei geplant werden:

  1. Das Auditprogramm.
  2. Das einzelne Audit. 

Was ist der Unterschied zwischen der Planung des Auditprogramms und der Planung des einzelnen Audits?

Dazu hilft wie immer ein Blick in die ISO 9000 mit ihren wertvollen Begriffsdefinitionen.

Das Auditprogramm ist entsprechend "ein Satz von einem oder mehreren Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant werden und auf einen spezifischen Zweck ausgerichtet sind."

Der Auditplan ist laut ISO 9000 die "Beschreibung der Tätigkeiten und Vorkehrungen für ein Audit."

Häufig wird das synonym verwendet. Und als Auditprogramm präsentiert mir der QMB bei den externern Audits eine Terminübersicht für die anstehenden Audits.


So ist das nicht gemeint. 


Das Auditprogramm ist inhaltlich sehr viel mehr als eine Terminplanung! Und darüber hinaus ist eine reine Terminplanung nicht isokonform, denn der in der ISO 9001 geforderte Aspekt des "spezifischen Zwecks" wird nicht umgesetzt. 

Warum die Auditprorammplanung so wichtig ist.

Warum die Audiprogrammplanung so wichtig für den Erfolg Ihrer Audits ist.

 

Planen Sie Ihr Auditprogramm und Sie haben den Schlüssel gegen Langeweile im Audit in der Hand!

Die Auditprogrammplanung ist einer der wichtigsten Schlüssel gegen langweilige Routinen, Audits ohne verwertbare Ergebnisse und Verschwendung von Zeit und Energie aller Beteiligten im Audit.

Was meine ich damit?

Für Ihre Audits stehen Ihnen in der Regel nur begrenzte Ressourcen (Zeit und Personal) zur Verfügung. Mit einer durchdachten sinnvollen Auditprogrammplanung stellen Sie sicher, dass Sie diese Ressourcen bestmöglich nutzen.

Funfact: Es ist NICHT erforderlich, dass Sie Ihr QM-System über den Zertifizierungszyklus von drei Jahren vollständig auditieren! Das fordert weder die ISO 9001 (die Grundlage für die Auditierung ist) noch die ISO 19011 (auf die die ISO zur Orientierung verweist). Sie können also ganz entspannt und guten Gewissens mit Sinn und Verstand, also ziel- und risikobasiert auditieren.
Sie wollen mit den Audits etwas erreichen?

Die Grundvoraussetzung ist ein gemeinsames Verständnis über Ziele und Nutzen von Audits.

Wie plant man denn jetzt ein Auditprogramm ganz praktisch?

Grundvoraussetzung ist, dass Sie und Ihr Unternehmen Audits als unterstützendes Tool verstehen. Audits sollen helfen, die Organisation zu verbessern. 

Um das sicherzustellen, gibt es mindestens diese drei sinnvollen Ansätze:

  • zielorientiert auditieren
  • risikobasiert auditieren
  • strategiebasiert auditieren
3 Eingaben sind wichtig für das Auditprogramm!

Ziele, Risiken und Strategien - damit kann man arbeiten.

Auditprogramm zielorientiert planen!

Schauen wir uns zuerst den zielorientierten Ansatz an.

Damit Audits helfen können, muss klar sein, wobei denn eigentlich. Und ganz wichtig - die Zielsetzung "Normkonformität" sollte bei gut funktionierenden QM-Systemen nicht mehr an erster Stelle stehen. (Wie man Konformitätsaudits sowohl für die ISO als auch für die AZAV schnell und effektiv abwickeln kann, dazu gibt es im nächsten Monat einen Blog.)

Das heißt, im Vorfeld der Auditprogrammplanung brauchen Sie von allen relevanten Personen und Funktionen Informationen dazu, was mit Hilfe der Audits aktuell oder auch grundsätzlich in Erfahrung gebracht werden soll. Sie brauchen also Auditzielsetzungen.


Was kann das sein? Hier nur ein paar Beispiele:

  • Die Abteilungsleitung hat den Auftrag, sich um die wachsende Anzahl von Reklamationen zu kümmern. Sie wünscht sich Informationen darüber, welche Ursachen die Reklamationen haben. (Auditzielsetzung: Reklamationsaufkommen und -ursachen analysieren)
  • Die Geschäftsleitung möchte wissen, in welchem Ausmaß die Prozesse dazu beitragen, dass die strategischen Ziele erreicht werden. (Auditzielsetzung: Umsetzung der Unternehmensstrategie überprüfen)
  • Der QMB hat den Eindruck, dass allen die QM-Dokumentation über den Kopf wächst und sucht nach Möglichkeiten, die Dokumentation sinnvoll zu reduzieren. (Auditzielsetzung: Verschlankungspotenzial für die Dokumentation identifizieren)

Wie fließen die Auditziele in die Planung des Auditprogramms ein?

Sie stellen sich oder dem Team die Frage: In welchen Prozessen erhalte ich voraussichtlich die meisten Informationen in Bezug auf meine Auditszielsetzung?

Dazu nutzen Sie als Instrument eine einfache Priorisierungsmatrix.

Hier im Beispiel. 

Beispiel für Auditziele im Rahmen der Auditprogrammplanung

Eine einfache Excel-Matrix, um Auditziele zu planen.

Senkrecht die Prozess, waagerecht die Auditziele. Für jede Zielsetzung überlegen Sie sich (gerne mit dem Auditteam oder Kolleg*innen), über welchen Prozess Sie die relevantesten Informationen zur Zielsetzung erhalten könnten.

0 = wenig Informationen / 3 = Prozess liefert nur teilweise nützliche Informationen / 9 = hier könnte wird man wahrscheinlich richtig gut fündig!


Die Summe rechts kennzeichnet die Prozesse, mit denen die meisten Auditzielsetzungen gleichzeitig abzudecken sind und die sich auf jeden Fall für ein Audit lohnen. 

Die Summe unten hat in diesem Fall nur bedingt Aussagekraft - hier könnte man sehen, welche Auditzielsetzung die meisten Prozesse betrifft. 


Auditprogramm risikobasiert planen - wo steckt die Gefahr und welche Prozesse brauchen Ihre Aufmerksamkeit?

Wenn Sie sich überlegen, welche Prozesse Sie sinnvollerweise öfter auditieren oder priorisiert auditieren, ist der Blick auf die Risikoträchtigkeit immer eine gute Idee. Im Übrigen ja auch in der ISO 9001 an jeder Stelle gefordert - sollte also auch externe Auditor*innen erfreuen.

 

Wie gehen Sie vor? Sie nehmen sich die Hauptrisiken für das Unternehmen oder den Bereich vor und ordnen auch die den Prozessen zu. Die gleiche Matrix, das gleiche Vorgehen. Senkrecht die Prozesse, waagerecht die Hauptrisiken.

Auditprogramm risikobasiert planen

Welche Prozesse haben den größten Einfluss auf die Risiken?

Die Prozesse mit den höchsten Summen rechts auditieren Sie ggf. häufiger als andere oder ziehe mehr Stichproben in unterschiedlichen Abteilungen oder an unterschiedlichen Standorten. 

Die Summe unten könnte Informationen dazu liefern, wie die Risikoverteilung auf die Prozesse aussieht. Bringt uns für die Auditprogrammplanung an dieser Stelle aber auch nicht weiter. 


Auditprogramm strategiebasiert planen - Welche Prozesse tragen unsere Strategie?

Auch hier wieder die gleiche Matrix - senkrecht die Prozesse, waagerecht die Unternehmensziele. Die Prozesse, die direkt auf die Unternehmensziele einzahlen, brauchen in der Regel mehr Aufmerksamkeit und werden entsprechend in der Auditprogrammplanung häufiger berücksichtigt. 

Strategiebasierte Auditprogrammplanung

Welche Prozesse tragen am meisten zur Umsetzung der Unternehmensstrategie bei?


Und dann? Wie wird da jetzt ein Auditprogramm draus?

Ganz einfach - mit Blick auf Ihre Ressourcen (wieviele Auditor*innen mit welchen Zeitfenstern können Sie einplanen?) entscheiden Sie sich jetzt für die Prozesse, die Sie im Zeitraum X an welchen Standorten oder in welchen Abteilungen auditieren wollen.

Eine einfache Excel-Übersicht wie diese hier hilft Ihnen bei der Planung und Orientierung.

Beispiel für eine einfache Auditprogrammplanung

Im Auditprogrammplan führen Sie Ihre Überlegungen zusammen.

Was ist hier passiert? Es wurden jeweils die drei priorisierten Prozesse aus den Vorüberlegungen übertragen. Und daraus wieder die drei Prozesse herausgesucht (mehr Audits hat die Geschäftsleitung vielleicht für nächstes Jahr nicht freigegeben ...), die die meisten Aspekte abdecken und daher priorisiert auditiert werden sollen.

Und das ist in diesem Fall:

  • Auftragsklärung: Hat einen hohen Einfluss auf die Risiken und trägt deutlich zur Umsetzung der Unternehmensstrategie bei.
  • Verbesserungen umsetzen: Hat einen hohen Einfluss auf die Risiken und deckt zwei von drei Auditzielsetzungen ab.
  • Feedback managen: Hat einen hohen Einfluss auf die Risiken und deckt zwei von drei Auditzielsetzungen ab. 

Und schon steht Ihre sinnhafte, risikobasierte und ressourcenorientierte Auditprogrammplanung.

So wird ein Schuh draus :-).

Excel-Vorlage für die Auditprogrammplanung - kostenloser Download!

Die Excel-Liste gibt es hier zum Download - viel Spaß beim Ausprobieren!

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