QM-Systeme sind nur so gut, wie die Menschen, die sie entwickeln. Und – QM-Systeme, die nicht weiterentwickelt werden, sterben einsame Tode. Das wollen wir nicht! Daher stellen wir Ihnen ab sofort in loser Reihenfolge ein paar unserer Lieblingsmethoden für agile, flexible QM-Systeme vor, an denen nicht nur externe Auditor*innen Spaß haben.

Heute – Die Prozesscanvas

Was ist eine Canvas?

Canvas bezeichnet eigentlich nur die Art der Visualisierung. Es ist der englische Begriff für Leinwand. Vielleicht ist Ihnen die Business-Model-Canvas schon begegnet. Die Art der Darstellung kommt den meisten Menschen entgegen, deshalb sind Mind-Maps als kreatives Instrument so beliebt. Im Zusammenhang mit Prozessen ist die Canvas deshalb so hilfreich, weil sie die Menschen aus der Linearität von beispielsweisen Flussdiagrammen bringt. Die meisten Menschen denken nämlich eben nicht linear, sondern komplex :-).

Wie nutzen Sie die Canvas?

Sie können die Canvas nutzen, um mit Teams Prozesse neu zu erfassen oder weiter zu entwickeln. Mit der Canvas bestimmen Sie eine Art Prozessrahmen. Die Mitarbeiter*innen machen sich Gedanken darum, FÜR WEN sie WARUM WAS tun, ehe sie sich mit dem WIE beschäftigen. Das hilft ungemein, um sich nicht in kleinteiligen, engmaschigen Anweisungen zu verlieren, die der Tod des agilen Prozessmanagement sind. Dadurch, dass alle verstehen, WOZU der Prozess gut ist, können alle mitdenken, Verantwortung übernehmen und im vorgegebenen Rahmen Entscheidungen treffen.

Sie können die Canvas anschließend als Deckblatt für Ihre Prozessbeschreibungen nutzen oder sogar als Alternative zur Prozessbeschreibung (ob das anforderungskonform bei einer Zertizierung ist, hängt vom Modell oder der Norm ab). Und – sehr zu empfehlen – nutzen Sie die Canvas als Grundlage für Ihre internen Audits. Das bringt noch mal eine sehr gute Dynamik in die Auditdurchführung.

Menschen arbeiten gemeinsam an einem Prozess.

Wie gehen Sie vor?

Eine Canvas erarbeitet man am besten gemeinsam.

Schritt 1

Stellen Sie ein schlagkräftiges Team zusammen. Es besteht idealerweise aus Vertreter*innen aller Funktionen und Personen, die an der Umsetzung des Prozesses beteiligt sind. Visualisieren Sie die Canvas auf einer großen Moderationswand oder gerne auch auf dem Boden. Sie können das Ganze auch digital organisieren. Es gibt kostenlose Whiteboards, die da gute Dienste tun wie beispielsweise das Jamboard von Google. Statten Sie die Beteiligten mit Stiften und Klebezetteln aus (oder erläutern Sie die Handhabung des digitalen Whiteboards). Organisieren Sie das Ganze in Form eines Brainstormings zu den einzelnen Feldern.

Die Reihenfolge der Fragestellungen, wie wir sie auflisten, hat sich in diesem Zusammenhang bewährt.

  • Was ist das Ziel des Prozesses?
  • Wer sind die Zielgruppen für den Prozess? Für wen und in wessen Auftrag erbringen wir den Prozess?
  • Welche Bedarfe / Bedürfnisse / Anforderungen haben die Zielgruppen?
  • Welche Risiken und Chancen sind mit dem Prozess verbunden?
  • Woran können wir erkennen, ob die Ziele erreicht sind und Erwartungen erfüllt sind? Woher wissen wir, ob der Prozess rund läuft? (Indikatoren)
  • Wollen oder können wir etwas messen? (Kennzahlen)
  • Erst jetzt werden die Prozessschritte festgelegt. Was ist in welcher Reihenfolge zu tun?
  • Welche Ressourcen brauchen wir für die Umsetzung der einzelnen Prozessschritte?
  • Werden Arbeitshilfen gebraucht?
  • Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Prozessen?

Schritt 2

Wenn alle Felder ausgefüllt, reflektiert, geclustert und verabschiedet sind, prüfen Sie abschließend noch einmal Ihre Prozesschritte anhand der folgenden Fragen.

Wenn wir den Prozess wie beschrieben umsetzen, wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass …

  • wir die Chancen stärken?
  • wir die Risiken minimieren?
  • die Ziele erreichen?
  • die Erwartungen erfüllen?

Wenn Sie noch Potenzial sehen, passen Sie den Prozess entsprechend noch einmal an.


Hier erhalten Sie Ihre Prozess-Canvas-Vorlage. Viel Spaß damit.


 

Können wir sonst noch etwas für Sie tun?

QM-Sprechstunde

Eine, zwei oder drei Stunden

Ohne Vertragsbindung für die Themen zwischendurch, für die sich ein ganzer Beratungstag nicht lohnt. Die Sprechstunde findet bequem digital statt.

Online-Trainings

auf Sie zugeschnitten

Sie nennen uns das Thema, wir organisieren eine Schulung Ihrer Mitarbeiter*innen oder für Sie. Gerne auch als Learning-Snack in max. 3 Stunden.

Trainings und Workshops

offenes Programm

Informieren Sie sich über unsere offenen Trainings zu allen qm-relevanten Themen. Die Trainings finden sowohl online als auch in Präsenz statt.