Warum es sinnvoll ist, dass Sie sich mit dem Thema beschäftigen ...
Als Qualitätsmensch gehören Sie neben den Führungskräften zu den Funktionsstellen, die am häufigsten Feedback geben müssen.
Typische Situationen ergeben sich
- im internen Audit oder im Abschlussgespräch des internen Audits
- in KVP-Zirkeln zu Vorschlägen der Mitarbeiter*innen
- in Schulungen oder Workshops, in denen etwas gemeinsam entwickelt oder ausprobiert wird
- „zwischen Tür und Angel“, wenn Sie etwas gefragt werden
- oder auch in kritischen Situationen, wenn Sie beispielsweise mehr Zuverlässigkeit oder mehr Engagement von einzelnen Mitarbeiter*innen erwarten.
Feedback gehört quasi zu Ihrem täglichen Geschäft. Häufig in Verbindung mit Fehlern, Abweichungen oder Arbeitsergebnissen, die noch nicht Ihren Anforderungen entsprechen.
Feedback annehmen ist nicht leicht!
„Kritisches“ Feedback anzunehmen fällt Menschen grundsätzlich schwer, insbesondere dann, wenn es „vor Publikum“ erfolgt, wie das ja im Rahmen von Meetings oder Projekttreffen der Fall ist.
Damit Ihr Feedback gut ankommt und als konstruktiv und motivierend erlebt wird, ist hier Ihre Anleitung zu einem lösungsorientierten Feedback für alle Fälle.
Feedback geben auch nicht!
Es gibt im Arbeitsalltag von QMBs mindestens drei Varianten von Feedback:
- Feedback zu einem Arbeitsergebnis, einem Projektergebnis, einer Idee oder einem Vorschlag an eine Einzelperson oder ein Team
- Feedback zu einem Ablauf oder zur Zusammenarbeit im Team, bzw. Projekt an eine Einzelperson oder ein Team
- Feedback zu einer Person und deren Verhalten oder deren Mitarbeit
Variante 1
„Also Susanne, das können wir so nicht machen, das kostet ja viel zu viel Geld.“ – Feedback zu einem Arbeitsergebnis, einem Projektergebnis oder einer Idee
Ihre Mitstreiter*innen haben eine Idee entwickelt, von der sie überzeugt sind. Aus Ihrer Sicht ist die Idee noch nicht rund.
Wie geben Sie in dieser Situation konstruktives Feedback?
Schritt 1: Machen Sie sich klar, welche Zielsetzung Sie für Ihr Feedback verfolgen! Soll der Mitarbeiter weiter an der Idee arbeiten? Soll der Mitarbeiter verstehen, dass die Idee nicht umgesetzt werden kann?
Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass Ihr Feedback nach folgender Struktur erfolgt! Was ist gut? Was ist nicht gut? Was sollte jetzt passieren und warum?
Und so könnte das klingen!
"An Deiner Idee gefällt mir gut, dass Sie eine ganz neue Richtung aufweist. Wenn Du jetzt noch sicherstellst, dass die Umsetzung mit unseren finanziellen Mitteln machbar ist, kann ich mir gut vorstellen, dass wir Deinen Vorschlag in den Steuerkreis einbringen. Hast Du Zeit, da noch mal drüber zu gehen?"
Variante 2
„Ich bin sehr unzufrieden damit, wie der Prozess gelaufen ist. Das war das letzte Mal, dass ich das mitgemacht habe.“ – Feedback zu einem Ablauf, Projektverlauf etc.
Ihr Team hat (mal wieder) den Projektablauf nicht eingehalten. Dadurch hat sich die Abgabe verzögert und Ihre Arbeit deutlich erschwert. Das soll in Zukunft nicht mehr vorkommen.
Wie formulieren Sie hier Ihr Feedback konstruktiv?
Schritt 1: Es ist wahrscheinlich nicht alles schiefgelaufen. Rufen Sie sich in Erinnerung, was gut funktioniert hat. Machen Sie sich klar, was genau an welchen Punkten nicht gut funktioniert hat.
Schritt 2: Reflektieren Sie, in welcher emotionalen Verfassung Sie grade sind. Macht Sie das wütend? Sind Sie verzweifelt? Sind Sie enttäuscht? Sind Sie ratlos?
Schritt 3: Machen Sie sich ein Bild von den Folgen, die entstanden sind. Konnten Sie dadurch das Projekt nicht rechtzeitig abschließen? Haben Sie einen Imageverlust bei der Leitung erlitten? Kommen andere dadurch in Zeitnot?
Schritt 4: Stellen Sie sicher, dass Ihr Feedback nach folgender Struktur erfolgt. Was ist gut gelaufen? Was ist nicht gut gelaufen? Welche Auswirkungen / Folgen haben sich dadurch ergeben? Was soll jetzt passieren?
Und so könnte das klingen!
„Wir hatten vereinbart, dass mir die Zwischenergebnisse jeweils zum vereinbarten Zeitpunkt unaufgefordert zugeschickt werden. Das hat in der letzten Woche gut funktioniert. Vielen Dank dafür. In dieser Woche fehlen leider noch immer drei von vier Zusammenfassungen. Dadurch konnte ich den Meilenstein nicht offiziell abschließen und musste das Gespräch mit der Geschäftsleitung verschieben. Das war sehr unangenehm für mich. Lasst uns bitte mal gemeinsam überlegen, wie wir sicherstellen können, dass die Fristen tatsächlich zuverlässig eingehalten werden.“
Variante 3
„Ich bin das ewige Zuspätkommen jetzt endgültig leid.“ – Feedback zu einem unterwünschten Verhalten einer einzelnen Person.
Das ist vielleicht die schwierigste Variante für Feedback. Es geht nicht mehr um ein gemeinsames Arbeitsergebnis oder die Zusammenarbeit im Team, sondern um das „Fehlverhalten“ eines Einzelnen. Diese Art von Feedback sollte grundsätzlich NICHT in der Gruppe, sondern nur im Einzelgespräch gegeben werden.
Wie formulieren Sie Ihr Feedback konstruktiv?
Schritt 1: Vereinbaren Sie zeitnah einen Gesprächstermin mit dem Mitarbeiter, der Mitarbeiterin („Ich würde mich gerne mal kurz mit Dir zusammensetzen, wann passt Dir das?)
Schritt 2: Definieren Sie für sich ganz konkret, was passiert ist und zwar faktisch und sachlich. Machen Sie klar, dass es um Ihre persönliche Wahrnehmung geht. Machen Sie sich die Auswirkungen klar.
Schritt 3: Überlegen Sie sich die Zielsetzung für Ihr Feedback. Was erwarten Sie vom Gegenüber?
Schritt 4: Stellen Sie sicher, dass Ihr Feedback nach folgender Struktur erfolgt. Was ist passiert? Wozu hat das geführt? Was erwarte ich in diesem Zusammenhang für die Zukunft?
Und so könnte das klingen:
„Ich möchte mit Dir darüber sprechen, dass Du in den letzten vier Teamsitzungen jeweils über eine halbe Stunde zu spät gekommen bist. Das hat dazu geführt, dass wir vier Mal nicht pünktlich anfangen konnten. Darüber hinaus stört es den Ablauf, wenn wir dann versuchen, Dich ins Boot zu holen, nachdem Du zu uns gestoßen bist. Das würde ich für die Zukunft gerne vermeiden. Hast Du eine Idee für eine Lösung, die für uns alle passt?“
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